Вы когда-нибудь задумывались, сколько на самом деле стоит каждый распечатанный лист в вашем офисе? На первый взгляд — копейки. Но если сложить закупку техники, замену картриджей, вызовы сервисных инженеров, простои из-за поломок и потраченное сотрудниками время на решение «бумажных» проблем, сумма может шокировать даже опытного финансиста. И тут не спасает ни экономия на дешёвых расходниках, ни попытки держать всё «под контролем». Вместо того чтобы постоянно тушить пожары, умные компании давно нашли более разумное решение — аутсорсинг печати. Это не просто передача задач на аутсайд — это полноценная оптимизация бизнес-процессов, которая может снизить ваши расходы на 15% и больше, освободив ресурсы для действительно важных задач.
В этой статье мы подробно разберём, почему офисная печать — скрытый «денегожор», как работает аутсорсинг печати, какие выгоды он приносит и как правильно подойти к выбору решения, чтобы не просто сократить траты, а получить систему, которая работает за вас. Готовы перестать платить за хаос и начать получать стабильность, контроль и предсказуемость? Тогда поехали!
Почему печать в офисе — это не «мелочь», а серьёзная статья расходов
Многие бизнесы до сих пор рассматривают печать как второстепенную операцию: «купили принтер, засыпали тонер — и вроде всё». Но реальность куда сложнее. Даже в небольшом офисе из 10–15 человек ежемесячно уходит несколько тысяч листов. А теперь представьте: картриджи заканчиваются в самый неподходящий момент, принтер зависает прямо перед важной презентацией, а ИТ-специалист вместо решения стратегических задач проводит день за перезагрузкой МФУ. Кажется мелочью? Только до тех пор, пока не посчитаете всё в рублях.
Скрытые расходы на печать складываются из множества компонентов: стоимость оборудования, расходные материалы, техническое обслуживание, электроэнергия, администрирование, время сотрудников, утилизация отходов и даже простои. Причём эти затраты редко учитываются в одном бюджете — они рассеяны по разным статьям, и потому остаются «невидимыми» для финансового контроля. А ведь даже если вы покупаете «самый надёжный» аппарат, никто не гарантирует, что он не выйдет из строя через полгода или не начнёт «жрать» тонер в два раза быстрее после обновления драйвера.
Что такое аутсорсинг печати и как он работает на практике
Аутсорсинг печати — это передача полного цикла управления печатной инфраструктурой внешнему провайдеру. Вместо того чтобы самостоятельно закупать оборудование, следить за запасами тонера, вызывать ремонтников и анализировать статистику использования, вы заключаете договор, по которому всё это берёт на себя специализированная компания. Вам остаётся только нажимать кнопку «Печать» — всё остальное работает как часы.
Как это выглядит в реальности? После аудита текущей инфраструктуры подрядчик предлагает оптимальную конфигурацию устройств: где нужен высокоскоростной МФУ, где достаточно компактного принтера, где вообще можно обойтись без печати. Затем устанавливается современное оборудование, настраивается система учёта, и начинается сопровождение. Вы платите не за тонер и не за технику отдельно, а за отпечатанный лист — по фиксированной ставке. Это позволяет точно прогнозировать расходы и избавляет от неожиданных «чеков» за срочный ремонт или срочную доставку картриджа.
Какие задачи берёт на себя провайдер
Полный цикл аутсорсинга охватывает буквально всё, что связано с печатью:
- Анализ текущей инфраструктуры и предложение оптимального решения;
- Поставка и установка современного оборудования;
- Настройка систем учёта, безопасности и маршрутизации заданий;
- Регулярное техническое обслуживание и профилактика;
- Автоматическая доставка расходных материалов по мере необходимости;
- Быстрый выезд инженера при поломке (часто — в течение нескольких часов);
- Ежемесячная аналитика: сколько напечатано, на что уходят ресурсы, где можно сократить объёмы;
- Утилизация отработанных компонентов в соответствии с экологическими нормами.
Такой подход не только экономит деньги, но и избавляет ваш ИТ-отдел от рутинных задач, позволяя сосредоточиться на развитии цифровой инфраструктуры, кибербезопасности или внедрении новых инструментов автоматизации.
Фиксированная ставка — ключ к предсказуемости бюджета
Одно из главных преимуществ аутсорсинга — переход от переменных расходов к фиксированной модели оплаты. Вместо того чтобы каждый месяц гадать, сколько уйдёт на тонер, ремонт или замену картриджей, вы платите за каждый отпечатанный лист по предварительно согласованной цене. Это может быть, например, 1,80 рубля за чёрно-белую страницу и 5,20 за цветную — вне зависимости от того, сколько устройств вы используете или как часто они ломаются.
Такой подход особенно ценен для финансовых служб: теперь печать легко заложить в бюджет как предсказуемую операционную статью, а не как «чёрную дыру», которая то и дело требует экстренных вливаний. Более того, многие провайдеры гарантируют снижение совокупной стоимости владения (TCO) на 10–20% уже в первый год — и это не маркетинговый лозунг, а реальный результат оптимизации парка устройств и логистики расходников.
Четыре главные выгоды, которые вы получаете «из коробки»
Аутсорсинг печати — это не просто про экономию. Это про повышение качества, стабильности и эффективности всей документальной работы в офисе. Вот четыре ключевые выгоды, которые вы получаете автоматически, как только подключаете сервис:
1. Диагностика и оптимизация парка устройств
Большинство компаний используют принтеры и МФУ хаотично: кто-то купил устройство «по совету друга», кто-то до сих пор работает на «дедовском» аппарате 2015 года, а в бухгалтерии стоит три разных принтера «на всякий случай». В результате — избыток техники, неравномерная нагрузка, высокий расход тонера и постоянные простои.
При подключении аутсорсинга провайдер проводит полную инвентаризацию: сколько устройств, где они стоят, сколько печатают, какие модели используются. На основе этих данных формируется рациональная схема: например, в отделе маркетинга — один мощный цветной МФУ с функцией сканирования в облако, в приёмной — компактный чёрно-белый принтер, а в бухгалтерии — устройство с повышенной защитой и возможностью печати с USB-носителя. Всё лишнее убирается, всё необходимое — модернизируется. Результат? Меньше техники, но выше производительность.
2. Профилактика вместо экстренного ремонта
В типичном офисе поломка принтера воспринимается как катастрофа. Сотрудники бегают с флешками, ищут, на чём бы распечатать договор, а ИТ-специалист лихорадочно ищет сервисный центр с «быстрым выездом». При аутсорсинге такой сценарий невозможен: оборудование находится под постоянным удалённым мониторингом. Уровень тонера, состояние барабана, количество отпечатков, ошибки в работе — всё это отслеживается в реальном времени.
Как только система фиксирует приближение к критическому состоянию (например, тонер на исходе или износ детали), автоматически формируется заявка на доставку расходников или выезд инженера. Чаще всего запчасти и материалы приходят **до того**, как устройство выходит из строя. Это называется проактивным обслуживанием — и именно оно обеспечивает бесперебойную работу без простоев и стресса.
3. Гарантированное качество печати
Когда вы сами закупаете тонер, всегда есть соблазн сэкономить на «совместимых» или «перезаправленных» картриджах. Результат? Смазанный текст, бледные изображения, полосы на странице, а то и поломка печатающей головки. Аутсорсинг полностью исключает такой риск: провайдер использует только оригинальные или сертифицированные расходные материалы, подобранные строго под каждую модель.
Кроме того, оборудование регулярно калибруется и очищается, что обеспечивает стабильное качество от первой до последней страницы. Для компаний, где важна презентабельность документов (юридические фирмы, агентства, консалтинг), это критически важно. Один чётко напечатанный договор может стоить дороже сотни «сэкономленных» рублей на картридже.
4. Освобождение времени сотрудников
Подсчитано: средний офисный сотрудник тратит до 20 минут в неделю на решение «печатных» проблем — замена картриджа, устранение замина бумаги, поиск драйверов, перенос файла на другой компьютер. В компании из 50 человек это уже более 16 часов в неделю — почти два полных рабочих дня, потерянных впустую!
При аутсорсинге печати сотрудник просто отправляет задание на печать и забирает готовый документ. Всё остальное — забота провайдера. Это особенно ценно для ИТ-отдела: вместо того чтобы настраивать принтеры и разбираться с ошибками, инженеры могут заниматься стратегическими задачами — автоматизацией, безопасностью, развитием инфраструктуры.
Как это влияет на общую эффективность офиса: цифры и факты
Давайте посмотрим на реальные результаты, которые компании получают после перехода на аутсорсинг печати. Ниже — усреднённые данные по разным отраслям:
| Показатель | До аутсорсинга | После аутсорсинга | Изменение |
|---|---|---|---|
| Средняя стоимость одного листа (ч/б) | 2,40 руб. | 1,95 руб. | ↓ 19% |
| Количество простоев из-за поломок | 8–12 часов/мес. | 0–2 часа/мес. | ↓ 85% |
| Время ИТ-специалиста на обслуживание печати | 10–15 часов/мес. | 1–2 часа/мес. | ↓ 90% |
| Доля ненужной печати (ошибки, дубли, тесты) | 22% | 9% | ↓ 59% |
Как видите, эффект выходит далеко за рамки «просто сэкономили на тонере». Снижаются прямые расходы, исчезают простои, повышается производительность труда, уменьшается количество ошибок и лишних копий. Всё это складывается в ощутимый рост рентабельности — даже если вы не планировали «оптимизировать печать» как отдельный проект.
Мифы и заблуждения об аутсорсинге печати
Несмотря на очевидные выгоды, многие компании всё ещё сомневаются. Давайте разберём самые распространённые мифы:
«Мы и так неплохо справляемся сами»
Да, если у вас 3 человека в офисе и вы печатаете по 50 листов в месяц, возможно, аутсорсинг вам не нужен. Но как только объём растёт, а устройств становится больше трёх, управление печатью превращается в полноценную логистическую задачу. Вы уверены, что знаете, сколько реально стоит каждый лист? Что не переплачиваете за дублирующее оборудование? Что ИТ-специалист не тратит драгоценное время на задачи, которые можно автоматизировать?
«Это дорого и не для малого бизнеса»
Наоборот — именно малый и средний бизнес чаще всего выигрывает от аутсорсинга. У крупных компаний есть ресурсы на собственную службу поддержки, а у небольших — нет. Аутсорсинг даёт доступ к профессиональной инфраструктуре без капитальных вложений. Вы не покупаете технику — вы платите только за использование. Это как арендовать автомобиль вместо покупки: никаких затрат на ТО, страховку, парковку — только километраж.
«Мы потеряем контроль над документами»
Это распространённое заблуждение. На самом деле, при аутсорсинге вы получаете **больше** контроля, а не меньше. Благодаря системам учёта вы видите: кто, когда, сколько и на чём напечатал. Можно настроить ограничения (например, запрет цветной печати для рядовых сотрудников), вести аудит, отслеживать аномалии. При этом данные никогда не передаются третьим лицам — печать остаётся в вашей локальной сети, а провайдер управляет только оборудованием и расходниками.
Как выбрать правильного партнёра: на что обратить внимание
Не все предложения на рынке одинаково полезны. Вот ключевые критерии, по которым стоит оценивать потенциального провайдера:
1. Проводит ли он предварительный аудит?
Серьёзный подход всегда начинается с анализа. Без понимания текущей ситуации невозможно предложить эффективное решение. Хороший партнёр выезжает на место, оценивает количество устройств, объёмы печати, типы задач и только потом формирует коммерческое предложение.
2. Есть ли прозрачная модель расчёта стоимости?
Цена должна быть привязана к реальному объёму печати, а не к «пакетам» или «тарифам без детализации». Убедитесь, что в договоре чётко прописано: сколько стоит чёрно-белый лист, сколько — цветной, какие объёмы включены, что происходит при превышении лимита.
3. Как быстро реагируют на поломки?
Уточните время реакции: сколько часов от заявки до выезда инженера? Есть ли горячая линия 24/7? Предусмотрена ли замена устройства на время ремонта? Это критически важно для бесперебойной работы.
4. Используются ли оригинальные расходники?
Экономия на тонере — ложная экономия. Убедитесь, что в договоре прописано использование оригинальных или сертифицированных материалов. Это гарантия качества и долгой службы оборудования.
Заключение: печать как сервис — будущее офисной эффективности
Аутсорсинг печати — это не модный тренд, а логичный шаг к зрелости бизнес-процессов. Он позволяет перестать тратить ресурсы на то, что не является вашим профилем, и сосредоточиться на главном — на развитии бизнеса, клиентах и стратегии. Вместо бесконечных закупок, ремонтов и простоев вы получаете стабильную, предсказуемую и эффективную систему документооборота.
И самое приятное — эффект проявляется почти сразу. Уже через месяц вы увидите, как сократились расходы, исчезли простои, а сотрудники перестали жаловаться на «глючные принтеры». А через год — как эти мелкие улучшения сложились в серьёзную цифру экономии и роста производительности.
Так что если вы всё ещё думаете, что печать — это «мелочь», возможно, самое время взглянуть на неё по-новому. Ведь в бизнесе именно мелочи часто решают всё.
Об авторе
